Привет, друзья!

Есть множество способов убить время - и ни одного, чтобы его воскресить.

На данный момент я веду в интернете 3 проекта и дел у меня довольно много, а успевать выполнять их мне помогает грамотный подход к данному вопросу. Но не всегда было так. Грамотно распределять свое время я научилась на курсе Анны Всехсвятской «Успеваю все» . Этот курс разработан специально для женщин. Он мне очень помог, поэтому теперь я его рекомендую всем женщинам, которые имеют проблемы с управлением свои временем. А если вы введете промо-код mir, то получите 10% скидку при заказе курса.

В этой статье я поделюсь базовыми правилами, которые помогут вам успевать гораздо больше.

А теперь спросите себя: грамотно ли вы используете свое время, достигаете ли поставленных целей и четко знаете чего хотите или постоянно откладываете дела на завтра, не ставите перед собой целей и просто плывете по течению жизни!?

Не задумывались об этом! Как же так? Это же ваша жизнь и она у вас одна!

Либо вы управляете своим временем, либо другие начинают управлять вашим временем.

И для того, чтобы стать хозяином своего времени, нужно знать азы личной эффективности и следовать им. В видео я рассказываю, каким образом я управляю своим временем и что мне помогает все успевать.

1. Определите свои цели.

Для этого выделите время, чтобы разобраться в себе и понять, чего вы хотите от жизни: кем стать, чем заниматься и что иметь. Ведь в мире нет ничего невозможного и только от нас зависит, насколько интересной и счастливой она будет. Поэтому разберитесь в себе и составьте список целей, чтобы иметь чёткое понимание, в каком направлении развиваться и на что тратить своё время.

2. Организуйте свой день.

Учёными было доказано, что если ложиться спать в 22.00 и вставать в 06.00, то организм гораздо больше отдохнёт, и утром вы будете чувствовать себя бодро и энергично. Рекомендую взять это себе на заметку. Я стараюсь придерживаться такого распорядка, но если у вас не получается ложиться спать в 22.00, то по крайней мере тратьте на сон не более 8 часов сутки. Этого времени вполне достаточно, чтобы выспаться.

3. Планируйте заранее.

Выберите время и распишите все свои дела на неделю. Я, например, делаю это в воскресенье. Пишите на день не более 5 – 6 дел, чтобы не перегружать себя. Выберите для себя оптимальную нагрузку. Так как достигает цели не тот, кто делает много дел за раз, а тот, кто делает дела, ведущие к цели, регулярно.

4. Разбивайте крупное дело на маленькие шаги.

Таким образом вы будете поэтапно и регулярно двигаться к достижению своей цели. Ведь если не разбивать крупное дело на шаги, то оно может откладываться изо дня в день, и вы не будете знать, как к нему подойти.

Как видите, это дело состоит из маленьких шагов. Когда вы эти шаги распишете, дело уже не будет казаться таким страшным и вы гораздо быстрее его выполните. Поэтому обязательно все дела, которые состоят из множества шагов, нужно расписать для себя, это позволит вам выполнить их гораздо быстрее.

5. Отключите отвлекающие сигналы.

6. Уделяйте не более одного часа в день на соц. сети и почту.

Выделите для этого определённое время. Лучше всего делать это вечером, когда большая часть важных дел будет сделана.

7. Научитесь говорить «нет».

В мире, в котором мы живём, очень много отвлекающих факторов. Рано утром вам может позвонить друг и попросить помочь ему в чём-то либо сходить куда-нибудь. Подобное вмешательство может отнять у вас уйму времени, а если это происходит регулярно, то вы вообще можете не сдвинуться с мёртвой точки. Да, помогать нужно, но не нужно это делать во вред себе.

Когда я жила на острове Самуи, каждый день получала предложения куда-то сходить, посмотреть какое-то новое место либо заняться чем-то интересным. Да, это всё, конечно, здорово, но в то же время я понимала, что у меня есть неотложные дела, свой составленный план, и я говорила «нет». Я для себя решила: два дня работаю, один день отдыхаю. Таким образом я успевала и новые места посмотреть, и на пляж сходить, и выполнить все необходимые дела.

Поэтому прежде, чем начать менять свои планы, подумайте, что для вас важнее и можно ли чужую просьбу или предложение перенести на другой день.

8. Если дело занимает не более 5 минут , выполняйте его сразу.

Не нужно записывать в ежедневник такое дело, как, например, звонок и запись к парикмахеру. Лучше сразу позвоните и запишитесь, чтобы больше не тратить на это время.

9. Делегируйте.

Не нужно выполнять все дела самостоятельно. Можно их поручить другим людям, машинам или сервисам, которые выполнят ваши дела более быстро и качественнее. Конечно, за то, чтобы перепоручить какие-то свои обязанности, необходимо платить. Но это небольшие деньги. Многие заблуждаются в том, что делегирование доступно только состоятельным людям. На самое деле это не так. Вы можете обратиться к фрилансеру, который возьмёт на себя выполнение какой-либо задачи по вашему проекту и сделает это гораздо быстрее и качественнее, так как он специалист в данном вопросе. Это может быть написание продающегося текста, программирование, создание баннера или логотопа и многое другое. Таких фрилансеров вы можете найти на сайте work — zilla . com . Выполнение таких мелких дел у фрилансера стоит совсем недорого.

Аутсорсинг необходим в тех случаях, когда вы хотите передать какое-то дело на длительный срок. Например, вы можете передать таким компаниям ведение бухгалтерии либо оказание услуг по уборке дома. Также вы можете нанять личного помощника, если у вас много мелких дел, которые не требуют профессиональных знаний. Такого помощника вы можете нанять себе на длительный срок.

Помимо людей вы можете обратиться за помощью к сервисам, которые упростят вашу работу. Например, вместо того, чтобы вручную писать посты во ВКонтакте, вы можете обратиться к такому сервису, который будет автоматически публиковать посты в вашей группе.

Также вы можете обратиться за помощью к различным машинам. Сейчас их большое количество. Особенно хорошо они помогают в ведении домашнего хозяйства. Это могут быть мультиварки, посудомоечные, стиральные машины, всё, что угодно. Также вместо того, чтобы тратить время на поход по магазинам, вы можете заказывать необходимые товары через Интернет, что тоже сэкономит ваше время.

10 Анализируйте.

По истечении недели посмотрите, выполнили ли вы все дела, которые планировали. Если нет, то постарайтесь понять, где вы сбились с пути и что именно вам помешало.

В случае если вы чувствуете, что несмотря на планирование вы всё равно используете своё время недостаточно эффективно, проведите хронометраж времени. Для этого каждый день в течение недели записывайте все дела, которые вы делаете, а также указывайте время, в течение которого вы делаете какое-то дело. Благодаря этому вы поймёте, что вас отвлекает и отнимает необходимое время. Иногда вы берёте на себя слишком большую нагрузку, и на следующий день вам вообще не хочется браться за работу.

Анализируя свой опыт, вы разработаете для себя идеальную систему по управлению своего времени и будете использовать его эффективно, а значит, достигать своих целей. Следовательно, в ближайшие пару лет ваша жизнь изменится кардинально.

До новых встреч!

Вконтакте

Совет 1. Пишите список дел на день, которые необходимо выполнить. Это могут быть как дела по работе, так и домашние заботы. Суть одна - вы должны делать список наиболее актуальных дел, которые необходимо выполнить в первую очередь. Этот список будет как простым напоминанием, так и мотивацией. О некоторых делах можно попросту забыть, или же лениться и уходить от их выполнения. Составив такой список, вы даете обязательство перед самим собой на приоритет данного списка перед другими делами.

Не пишите слишком большой список, заранее зная, что он не выполним. В то же время не пишите слишком мало дел - это снижает организованность.

Совет 2. Составьте список мелких дел. Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-менеджмент» называет такие мелкие дела «лягушками». Такой список мелких дел может быть общим для всей семьи. Это небольшие бытовые дела, имеющие свойство накапливаться по причине своей малозначимости и неприоритетности, однако приносящие неудобства при долгом их откладывании. Это могут быть - глажка белья, отправка письма или покупка марки, заказ копии ключа или же уборка на полке с вещами. Имея такой список, вы можете легко давать поручения своим домашним, заполнять паузы ожидания. Для себя удобнее всего запланировать выполнение, например двух лягушек в неделю, или же, одной лягушки в день - в зависимости от вашей степени занятости. За невыполнение - придумывайте наказание, например - на следующей неделе обязуйтесь выполнить не 2 -а 4 лягушки. Так вы избавитесь от волокиты мелких дел, невыполненность которых мешает повседневной жизни.

Совет 3. Делайте все дела параллельно. Этот совет помогает сэкономить достаточно времени. Если вы в течение рабочей недели разъезжаете по городу, планируйте свое посещение целевых точек таким образом, чтобы они находились рядом, или же по пути. Или же, например, идя в супермаркет за продуктами на выходных, зайдите в парикмахерскую, которая находится по дороге. Если сегодня ваш путь лежит мимо почты, не забудьте о посылке бабушке, которая лежит уже неделю, и не дождется, пока вы выделите для неё свое время. Не стоит посвящать половину выходного, например, поездке за какой-либо мелочью в далеко расположенный магазин. Спросите ваших знакомых, не собирались ли они туда же в ближайшее время, или же отложите покупку, подождав, пока появится еще пару необходимых вещей, продающихся в этом магазине.

Примеров можно приводить много - суть одна - параллельное выполнение дел экономит большое количество времени. Главное - правильно распланировать.

Совет 4. Правильно отдыхайте. Разделяйте четко рабочее время и время для отдыха. Правильный режим рабочих действий и расслабляющих помогут вам работать продуктивнее, а отдыхать эффективнее. Выполняйте все рабочие дела только в рабочее время. Если взялись полениться - ленитесь по полной, сказав себе - сейчас я не хочу это делать, и не буду себя заставлять. Дав такую себе установку вы поленитесь максимум минут 5 - как раз время, чтобы слегка отдохнуть. Если решили отдохнуть - не делайте это на рабочем месте. Постарайтесь сделать отдых максимально отличным от вашего стиля работы. Если у вас сидячая работа - отдохните стоя, если статичная - сделайте легкую разминку. Если есть возможность обедать вне рабочего помещения - обедайте вне. Смена деятельности расслабит и снимет напряжение, позволив вам вернуться в работу свежее и сильнее.

Совет 5. Делайте свой график плотным. Здесь имеется ввиду не то, что вы должны бегать как белка в колесе от встречи к встрече, от дела к делу. Рекомендуется планировать события так (особенно это касается рабочего дня), чтобы время между соседними было минимальным. Например, выделять время достаточным для того, чтобы добраться с одной встречи на другую, с запасом не в 40 минут, а в 10. Или же, например, имея неминуемое окно в середине дня, непременно запланируйте на него обед, ни в коем случае е просиживая лишний час в ожидании.

Совет 6. Всегда имейте при себе книгу. Во-первых - смена деятельности это отдых. Во-вторых - книга есть источник информации. Карнеги говорил о том, что лучше книга будет разрезана по частям для того, чтобы влезть в сумку - но прочитана, чем не прочитана вовсе. Книга всегда может заполнить паузу ожидания в приемной, долгое перемещение в транспорте, или же оставшееся время на обеденном перерыве. Тем самым вы утолите жажду в чтении и сэкономите время, выделенное для чтения вечером.

Следование данным советам позволит сделать распределение своего времени оптимальным, соответственно породит некоторое количество свободного времени, которое можно использовать на вещи, которыми ранее заниматься не удавалось.

Ежедневно нам предстоит выполнять множество дел – как по работе, так и по дому. Но бывает так, что о чем-то забываешь или откладываешь «на потом». Мы поможем вам Здесь собраны только те рекомендации, которые уже проверили на себе многие люди. Попробуйте и вы! Мы уверены, что вы станете работать гораздо продуктивнее и даже появится немного свободного времени для себя.

Приоритеты

Разберитесь, что именно для вас стоит на первом месте по важности. Вам необходимо больше всего внимания обращать на эту тему. Иначе большинство всего, чем вы сейчас занимаетесь, не приведет к видимому , если говорить о долгосрочной перспективе. Когда нет конкретной цели, то все наши действия можно назвать бесполезными.

Активизация

Чтобы ускорить выполнение работы, не забывайте о , желательно не фаст-фудом, а более полезной пищей. Также периодически делайте зарядку – таким образом у вас появится больше сил и повысится уровень внимательности для дальнейших дел. И, конечно же, очень важным аспектом является , поэтому старайтесь выделять достаточно времени для полноценного сна.

Читайте также:

Правило двух минут

Если среди тех дел, которые вам необходимо сделать, есть что-то «быстрое», то лучше выполните это прямо сейчас. Мы имеем ввиду то, что можно сделать примерно за 2 минуты. К примеру, ответить на письма на почте или убрать лишнее на рабочем столе. Отложив это дело, позже у вас на это уйдет больше времени или вы и вовсе забудете его выполнить.

Правило пяти минут

Это прекрасный метод борьбы со своей ленью. Вместо того, чтобы поставить перед собой большую цель, вы решаете всего лишь потратить на это пять минут. Самое важное здесь – начать, а потом постепенно и закончите дело.

Привычки

Саморазвитие еще никто не отменял! Если у вас появятся полезные привычки, то и к достижению своих целей вы будете идти более уверенно, а значит дела будут выполняться быстрее. Можете скачать программу «Трекер привычек » или же вести такой трекер в блокноте. Говорят, что выработать привычку можно за 21 день. Проверьте это на себе. 🙂

Дисциплина

Отлично, если вы будете вести свой . Ежедневно по утрам записывайте в нем задачи на день, планируйте, чем сегодня будете заниматься, а вечером пишите небольшой отчет о том, как прошел день и что удалось сделать. Благодаря такому подходу вы будете понимать, на что уходит время, как его можно распределять более рационально и научитесь расставлять приоритеты.

Правило Сейнфелда

Если вы желаете стать отличным профессионалом в своей сфере деятельности, то работать над собой и своими навыками необходимо ежедневно. Не должно быть никаких исключений. Пусть даже вы уделите развитию полчаса в какой-то , но главное то, что вы не стоите на месте.

Освободите память

Не нужно стараться запомнить все запланированные дела и назначенные встречи. Для этого вам пригодится блокнот, тот же планер, о котором мы говорили ранее, или какое-то в смартфоне. Так вы значительно облегчите свою жизнь и не будете переживать о том, что можете забыть о чем-то очень важном. К тому же, это хорошо повлияет на психоэмоциональное состояние.

Pomodoro

Это особенная техника эффективности, суть которой заключается в следующем. Вы разделяете работу на 25-минутные отрезки, между каждым из которых будет 5 минут перерыва. Отметим, что каждые четыре «pomodori», то есть 4 интервала по 25 минут , перерывы должны быть больше – около 15-30 минут. Вы можете пользоваться как обычным таймером, так и различными приложениями на телефоне.

Правило М I3

Данная аббревиатура означает Most Important three tasks. По этому правилу в начале каждого дня вам необходимо выполнить три наиболее важные задания, а затем распланировать остальное.

Избавиться от лишнего

Сейчас есть очень много различных программ и дополнений, которые обещают улучшить и значительно упростить вашу жизнь. Но не стоит пользоваться всем и сразу, растрачивая свое внимание попусту. Оцените разные программы и оставьте лишь самые удобные для вас, которые действительно станут полезными помощниками.

Наушники

Если вы работаете в офисе, то можете надевать наушники. Не для того, чтобы все время слушать музыку. Просто таким образом у вас будет возможность не реагировать на обращение к вам от посторонних людей, ведь вы заняты.

Почта и звонки

У некоторых людей есть не самая хорошая привычка – очень часто проверять электронную почту. Если вы в их числе, постарайтесь делать это реже, к примеру, в установленное вами же время не более трех раз на день. Это правило касается и телефонных звонков. Когда вы заняты конкретным делом, лучше и вовсе отключить телефон, чтобы никто вас не отвлекал. Потом будет сложнее сконцентрироваться и на выполнение задачи уйдет больше времени.

И не переживайте — кому очень нужно решить с вами важный вопрос, обязательно перезвонит позже. А если это кто-то знакомый, то и вы сами можете перезвонить ему в свободное время. Нельзя не отметить и соцсети: оповещения из них часто отвлекают и даже раздражают. В настройках отключайте уведомления хотя бы на рабочее время и не тянитесь за телефоном во время выполнения поставленного задания, чтобы «случайно» не начать листать ленту Instagram.

Не идеально!

Не стоит слишком долго стараться довести свое дело или продукт до совершенства. Идеального не бывает, всегда найдется то, что хотелось бы сделать по-другому. В сфере бизнеса считается, что за свой продукт должно быть хотя бы немножечко стыдно. Если же такое ощущение полностью отсутствует, значит, что продукт был выпущен очень поздно.

Отдых

Иногда позволяйте себе отдохнуть от повседневных забот и расслабиться. Часто после этого появляются новые силы и энергия для выполнения дел, а отдохнувший мозг работает продуктивнее . Однако держите под контролем такое «ленивое» время, чтобы оно не переросло в неделю прокрастинации.

Personal development

Научиться регулярно планировать и следовать плану

Я пробовала писать планы на день в блокноте, но следовать им получалось плохо. Через некоторое время я прекращала даже писать планы. Хочу научиться не отлынивать от дел с помощью Smartprogress, а также правильно распределять своё время и не позволять себе растерять настрой на выполнение запланированного из-за окружающих людей, различных внезапностей или хандры.

Для выполнения этой цели необходимо каждый вечер записывать сюда список дел, которые хочу сделать на следующий день, а следующим вечером отмечать, какие дела выполнены, а какие - нет, и писать новый список. Может быть, попробую использовать метод Помидоров для самых неприятных дел, но пока не решила на этот счёт, надо ли.

Срок для этой цели решила не задавать, буду смотреть, каким будет прогресс, изменится ли моё поведение. Нельзя предугадать, как скоро я смогу измениться.

Главные функции этой цели - планирование, организация и учёт.

Я не буду пытаться придерживаться строгого распорядка дня. Примерный распорядок дня:

• Проснуться и встать в 6:00.
• Дела, связанные с уборкой - в первой половине дня.
• Физические упражнения - пока длится световой день.

Goal Accomplishment Criteria

Ощущение того, что я живу в ритме, в котором всё успеваю. Меня не мучают дела, отложенные на потом. Меня не мучает то, что я могла бы сделать больше полезного, но поленилась.

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки - участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время - деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» - готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера - «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло - автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD - альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, - один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD - это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD - тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.